Notenbuch digital führen in Berlin und Brandenburg

Ratgeber · Lesezeit ca. 7 Minuten

Stand: Oktober 2026

Dieser Ratgeber ist eine Orientierung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deiner Schule und der Wortlaut der verlinkten Vorschriften.

Excel-Tabelle, App oder Papier? Ein digitales Notenbuch rechnet Durchschnitte selbst, ist bei Elterngesprächen schnell zur Hand und geht nicht verloren. Noten sind aber personenbezogene Daten von Kindern und Jugendlichen – und Berlin und Brandenburg haben dafür eigene Regeln. Hier steht, was gilt und wie du dein Notenbuch sinnvoll aufbaust.

Was ins Notenbuch gehört

In Brandenburg beschreibt die Datenschutzverordnung Schulwesen (DSV) das Notenbuch: eine Schülerliste, für jedes Fach Seiten für Noten bzw. Punkte und Spalten für Halbjahres- und Schuljahresnoten sowie der Name der Lehrkraft (Anlage 1 Nr. 3 zu § 1 DSV). Eintragen dürfen die Lehrkräfte, die das Fach unterrichten; über den Umfang der Eintragungen entscheiden die Fachkonferenzen (§ 9 Abs. 3 DSV).

In Berlin sind die Noten der mündlichen, schriftlichen und sonstigen Leistungen „in geeigneter Weise“ zu dokumentieren (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Schuldatenverordnung). Eine bestimmte Form schreibt die Verordnung nicht vor.

Bewertet werden die Leistungen aus dem Unterricht – in Brandenburg ausdrücklich alle unterrichtsbezogenen Leistungen einschließlich der Mitarbeit (§ 57 Abs. 2 BbgSchulG). Wie stark schriftliche und mündliche Leistungen zählen, ist an vielen Schulen in der Fachkonferenz festgelegt. Übernimm diese Vorgaben in dein Notenbuch.

Berlin: Was für digitale Noten und Klassenbücher gilt

• Zwischennoten nur lokal auf dem Dienstgerät: „Sofern unterjährig erteilte Zwischennoten digital verarbeitet werden, darf dies nur lokal auf einem dienstlichen digitalen Endgerät … erfolgen“ (§ 10 Abs. 4 Satz 2 Schuldatenverordnung). Nach dem Wortlaut ist für Zwischennoten damit weder ein privates Gerät noch ein Speicher im Netz vorgesehen.
• Dienstgerät zuerst: Hat dir die Schulaufsicht oder die Schulbehörde ein dienstliches Endgerät gegeben, verarbeitest du personenbezogene Daten zu dienstlichen Zwecken nur darauf. Ein privates Gerät darf die Schulleitung nur genehmigen, solange du für längere Zeit kein Dienstgerät hast, und nur im Einvernehmen mit der Schulaufsicht (§ 17 Schuldatenverordnung).
• Digitale Klassenbücher: Klassen- und Kursbücher gehören zu den Schülerunterlagen. Ob sie auf Papier oder digital geführt werden, entscheidet die Schule. Digital nur unter vier Bedingungen: ein sorgfältig ausgewählter Auftragsverarbeiter, der die Daten ausschließlich und vollständig im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeitet, ein Rollen- und Berechtigungskonzept, Zugang nur mit einem dienstlichen Endgerät und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (§ 6 Abs. 2, 3 und 5 Schuldatenverordnung).
• Grundregel im Schulgesetz: Personenbezogene Daten dürfen weder auf privaten Geräten gespeichert noch außerhalb der Schule verarbeitet werden – es sei denn, die Schulleitung gestattet es, nachdem du dich schriftlich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet hast (§ 64 Abs. 2 SchulG Berlin).
• Aufbewahrung: Daten sind zu löschen, sobald sie für die schulische Aufgabe nicht mehr gebraucht werden. Für Klassen- und Kursbücher nennt die Verordnung zwei Jahre; ein Notenbuch nennt sie nicht eigens (§ 16 Schuldatenverordnung). Frag im Zweifel deine Schulleitung.

Brandenburg: Was für digitale Noten gilt

• In der Regel in der Schule: Personenbezogene Daten dürfen in der Regel nur in der Schule verarbeitet werden. Die Schulleitung kann in begründeten Fällen gestatten, dass du Daten von Schüler:innen außerhalb der Schule oder auf eigenen Geräten verarbeitest (§ 65 Abs. 5 BbgSchulG).
• Schulgeräte zuerst: In der Schule sind grundsätzlich die Geräte der Schule zu nutzen (§ 4 DSV).
• Genehmigung mit Antrag: Für die Verarbeitung außerhalb der Schule gibt es ein Antragsformular (Anlage 7 DSV). Genehmigt wird nur, wenn die Daten deiner eigenen pädagogischen Aufgabe dienen, ein Sicherheitskonzept vorliegt, die Schutzmaßnahmen nachgewiesen und von der Schulleitung bestätigt sind und du dich schriftlich der Kontrolle durch die Landesbeauftragte für den Datenschutz unterwirfst. Die Schule bleibt verantwortlich (§ 5 DSV). Für einzelne Daten schließt Anlage 1 die Verarbeitung außerhalb der Schule aus – schau vor dem Antrag hinein.
• Papier-Notenbücher gehören in verschlossene Schränke und dürfen das Schulgebäude außer zur Übermittlung nicht verlassen (§ 3 DSV).
• Aufbewahrung: Klassen-, Kurs- und Notenbücher werden drei Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Schuljahres, in dem sie angelegt wurden (§ 12 DSV).
• Eigene Notizen: Persönliche Aufzeichnungen der Lehrkräfte über Schüler:innen und Eltern sind vom Recht auf Einsicht und Auskunft ausgenommen (§ 65 Abs. 9 BbgSchulG). Führe sie trotzdem sachlich und getrennt von den Noten.

So baust du ein digitales Notenbuch sinnvoll auf

1. Gerät und Dienst klärenFrag deine Schulleitung, welches Gerät und welchen Dienst du nutzen darfst – und ob du dafür eine Genehmigung brauchst.
2. Kategorien anlegenSchriftlich, mündlich, sonstige Leistungen; Klassenarbeiten getrennt; bei Fächerverbünden die Teilfächer.
3. Gewichtung übernehmenTrage die Gewichtung ein, die deine Fachkonferenz festgelegt hat – dann stimmen Durchschnitt und Zeugnisvorschlag überein.
4. Jede Note nachvollziehbar erfassenDatum, Art und eine kurze Bezeichnung („Vokabeltest Unit 3“). So kannst du Schüler:innen und Eltern die Kriterien erklären, wie es zum Beispiel § 47 Abs. 4 SchulG Berlin vorsieht.
5. Notizen von Noten trennenBeobachtungen und Gesprächsnotizen gehören nicht in dieselbe Spalte wie Noten.
6. Zugang schützenBildschirmsperre, eigenes Passwort, auf geteilten Geräten immer abmelden. Kein Notenbuch am Beamer offen lassen.
7. Sichern und löschenZum Halbjahr exportieren, wenn deine Schule das vorsieht, und nach Ablauf der Fristen löschen.

Das Notenbuch der Kopernikus Lernapp

• Gewichtung schriftlich/mündlich je Kurs, Klassenarbeiten mit Punkten und Notenpunkten, Projekte mit Kriterienraster – die schriftliche Note entsteht automatisch.
• Beim Stunden-Abschluss tippst du auf „Ans Handy übergeben“ und trägst Noten und Klassenbuch am Handy oder Tablet ein statt vor der Klasse. Am Beamer erscheinen keine Namen und keine Noten. Welches Gerät du dafür nutzen darfst, regelt deine Schule.
• Private Notizen zu einer Bewertung sehen nur Lehrkräfte. Schüler:innen und Eltern sehen ihren „Aktuellen Leistungsstand“ nur, wenn du die Einsicht für den Kurs freigibst.
• Gesamtübersicht je Kurs und Export als CSV.

Die App speichert Noten in ihrer Datenbank in Frankfurt (EU), nicht nur auf deinem Gerät. An öffentlichen Berliner Schulen ist das Notenbuch der App für Zwischennoten deshalb derzeit nicht vorgesehen (siehe Berlin). Für andere Schulen und Länder gelten andere Regeln – frag deine Schulleitung bzw. den Datenschutz deiner Schule. Unterlagen für Schulleitung und Datenschutz – Muster zur Auftragsverarbeitung, technische Maßnahmen, Checkliste – findet sie auf der Seite Für Schulen.