Klassenfahrt planen – Checkliste

Ratgeber · Lesezeit ca. 8 Minuten

Stand: Oktober 2026

Diese Checkliste ist eine Orientierung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Vorschriften deines Landes und die Grundsätze, die deine Schule beschlossen hat.

Eine Klassenfahrt bleibt oft jahrelang in Erinnerung – die Planung leider auch, wenn etwas schiefgeht. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge von der Idee bis zur Abrechnung, mit den Regeln aus Berlin und Brandenburg.

Welche Vorschriften gelten?

• Berlin: die Ausführungsvorschriften zu Veranstaltungen der Schule (AV Veranstaltungen) vom 17. Januar 2023. Sie traten am 1. Februar 2023 zunächst bis zum 31. Januar 2026 in Kraft, mit der Möglichkeit, sie um drei Jahre zu verlängern. Frag im Sekretariat, welche Fassung an deiner Schule gilt.
• Brandenburg: die Verwaltungsvorschriften über schulische Veranstaltungen außerhalb von Schulen (VV-Schulfahrten) vom 13. Januar 2014.
• An deiner Schule: In Berlin beschließt die Schulkonferenz Grundsätze für Schülerfahrten, etwa zu Zahl, Dauer, Unterbringung und Beförderung (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 1). In Brandenburg beschließt sie vor Schuljahresbeginn ein Schulfahrtenprogramm (VV-Schulfahrten Nr. 1 Abs. 5).

Die Checkliste in neun Schritten

1. Rahmen klären
   • Passt die Fahrt zu den Grundsätzen bzw. zum Fahrtenprogramm deiner Schule?
   • Dauer: In Berlin sollen Schülerfahrten höchstens zwei Wochen dauern (AV Veranstaltungen Nr. 3.1 Abs. 3). In Brandenburg sollen Wandertage, Exkursionen und Klassenfahrten zusammen grundsätzlich höchstens zehn Unterrichtstage im Schuljahr umfassen (VV-Schulfahrten Nr. 1 Abs. 4).
   • Ziel: In Brandenburg führen Fahrten der Primarstufe in der Regel ins eigene Land, in Nachbarländer oder nach Polen; ab Sekundarstufe I soll es innerhalb Deutschlands bleiben, das europäische Ausland ist zulässig (VV-Schulfahrten Nr. 3). In Berlin sollen Fahrten klimafreundlich sein, Flugreisen nur ausnahmsweise mit Begründung, innerhalb Deutschlands grundsätzlich gar nicht; für Gebiete mit Reisewarnung des Auswärtigen Amts gibt es keine Genehmigung (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 2 und 3).
   • Kosten: In Berlin gelten Obergrenzen pro Person – 300 € in den Jahrgangsstufen 1 bis 6, 650 € in 7 bis 10 und 850 € in 11 bis 13; darüber ist eine Fahrt in der Regel nicht genehmigungsfähig (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 5). In Brandenburg gibt es keine feste Grenze, die Kosten müssen aber für die Eltern zumutbar sein und dürfen niemanden von der Teilnahme ausschließen (VV-Schulfahrten Nr. 1 Abs. 4, VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 1).
   • Begleitung: In Berlin begleitet mindestens eine weitere geeignete Person die Fahrtenleitung (AV Veranstaltungen Nr. 3.5 Abs. 1). In Brandenburg sollen bei Klassenfahrten in der Regel eine weibliche und eine männliche Begleitperson dabei sein, und die Begleitpersonen sollen Erste Hilfe leisten können (VV-Schulfahrten Nr. 8 Abs. 2 und 3).
2. Angebote einholen
   • In Berlin grundsätzlich mindestens drei Angebote geeigneter Unternehmen anfragen (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 1).
   • In Deutschland vorzugsweise Schullandheime, Jugendherbergen und ähnliche Häuser (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 5, VV-Schulfahrten Nr. 3 Abs. 1).
   • Stornobedingungen und Freiplätze für Begleitpersonen vergleichen.
3. Eltern informieren und abstimmen lassen
   • Elternabend mit Ziel, Programm und voraussichtlichen Kosten (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 2, VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 1).
   • Gelegenheit zur geheimen Abstimmung geben – in Berlin über die geplante Fahrt, in Brandenburg über Ziel, Dauer und Kosten.
   • Auf Leistungen für Bildung und Teilhabe hinweisen: Für mehrtägige Klassenfahrten im Rahmen der schulrechtlichen Bestimmungen werden die tatsächlichen Kosten übernommen, wenn die Familie leistungsberechtigt ist (§ 28 Abs. 2 SGB II).
4. Genehmigung beantragen
   • Antrag bei der Schulleitung – in Berlin mit dem Formular aus Anlage 1 der AV Veranstaltungen (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 2, VV-Schulfahrten Nr. 9).
   • Für Lehrkräfte die Dienstreise genehmigen lassen; in Berlin ist die Genehmigung zugleich Grundlage für die Erstattung der Reisekosten (AV Veranstaltungen Nr. 4.1).
5. Zustimmungen einsammeln
   • Schriftliche Zustimmung zur Teilnahme und zu den Kosten, einschließlich der Zusage, die Kosten einer vorzeitigen Heimfahrt zu tragen (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 2 und 3, VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 3).
   • Erlaubnis für besondere Aktivitäten wie Schwimmen, Rad- oder Bootstouren (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 2, VV-Schulfahrten Nr. 7 Abs. 3).
   • Krankenversicherung nachweisen lassen, im Ausland eine Auslandskrankenversicherung; wichtige gesundheitliche Hinweise erfragen (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 4, VV-Schulfahrten Nr. 7 Abs. 4).
   • In Berlin den Eltern eine Reiserücktrittsversicherung anraten (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 2).
   • Einwilligung für Fotos und Videos – die Veröffentlichung braucht eine eigene Einwilligung (AV Veranstaltungen Nr. 1.2).
   • Bei Fahrten ins Ausland: Ausweise prüfen. Haben Schüler:innen keinen eigenen Pass, in Berlin spätestens zwei Monate vorher beim Landesamt für Einwanderung nachfragen (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 6).
   • Berufsschulklassen in Teilzeit: In Berlin stimmen die Ausbildungsbetriebe zu (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 5).
6. Buchen und das Geld sauber verwalten
   • Verträge schriftlich schließen – in Berlin im Namen der Schule für das Land Berlin, sobald die Genehmigung vorliegt (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 4).
   • Ein eigenes Konto für die Fahrt: In Berlin gehen alle Beiträge auf ein Schülerfahrtskonto, Barzahlungen an die Lehrkraft sind nicht zulässig (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 6). In Brandenburg soll ein gesondertes Konto oder Unterkonto eingerichtet werden (VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 4).
   • Einnahmen und Ausgaben von Anfang an mit Belegen festhalten.
7. Vorbereiten
   • Fahrt im Unterricht vor- und nachbereiten (AV Veranstaltungen Nr. 3.1 Abs. 1, VV-Schulfahrten Nr. 1 Abs. 2).
   • Programm mit Zeiten, Treffpunkten und Verantwortlichen; Regeln und Gefahren mit der Klasse besprechen.
   • Notfallmappe: Teilnehmerliste, Notfallnummern der Eltern, Medikamente und Allergien – nur so viel wie nötig, sicher verwahrt und nach der Fahrt vernichtet.
   • Packliste und Infobrief für die Eltern.
8. Unterwegs
   • Aufsicht abstimmen: Wer ist wann zuständig, wie erreicht ihr euch?
   • Erste-Hilfe-Set, Krankenkassenkarten und Notfallmappe griffbereit.
   • Ausgaben vor Ort sofort mit Beleg festhalten.
9. Abrechnen und nachbereiten
   • Berlin: Abrechnung binnen sechs Unterrichtswochen der Schulleitung vorlegen, Überschüsse zurückzahlen, Unterlagen sechs Jahre in der Schule aufbewahren (AV Veranstaltungen Nr. 3.4). Reisekosten der Lehrkräfte innerhalb von sechs Monaten beantragen (AV Veranstaltungen Nr. 4.1 Abs. 3).
   • Brandenburg: alle Einnahmen und Ausgaben nachweisen (VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 4); die Reisekosten der Lehrkräfte erstattet die Schule aus ihrem Budget für Schulfahrten (VV-Schulfahrten Nr. 1 Abs. 6).
   • Mit der Klasse auswerten: Was war gut, was nehmt ihr fürs nächste Mal mit?

Mit der Kopernikus Lernapp planen

Im Bereich Organisation → Unternehmungen legst du eine Klassenfahrt als Vorhaben an. Die KI recherchiert passende Ziele und Unterkünfte mit Preisen und Quellen, du planst Ablauf und Kosten, und der Kostenplan rechnet alles auf den Betrag pro Kind herunter. Teilnehmerliste mit Einverständnis und Zahlungsstand, Elternbrief und der Antrag mit drei Vergleichsangeboten – für Berlin mit dem Schülerfahrtenantrag nach Anlage 1 – entstehen am selben Ort. Mehr dazu auf der Seite Klassenleitung.