Klassenfahrt in Berlin und Brandenburg: Antrag, Kosten, Regeln

Ratgeber · Lesezeit ca. 13 Minuten

Aktualisiert: 30.10.2026

Dieser Ratgeber ist eine Orientierung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist die jeweils gültige Vorschrift, dazu die Grundsätze, die deine Schule beschlossen hat.

Eine Klassenfahrt planst du in Berlin und Brandenburg in derselben Reihenfolge: Eltern informieren und geheim abstimmen lassen, schriftliche Zustimmungen einholen, bei der Schulleitung beantragen – und erst danach buchen. In Berlin gelten feste Kostenobergrenzen, etwa 550 € pro Person in den Jahrgangsstufen 7 bis 10; in Brandenburg müssen die Kosten für die Eltern zumutbar sein. Hier findest du die Regeln beider Länder mit Fundstellen, alle Fristen und eine Checkliste zum Abhaken.

Berlin und Brandenburg auf einen Blick (Fundstellen in den Abschnitten unten)

Ablauf und Fristen: von der Idee bis zur Abrechnung

1. Rahmen klären – am besten vor Schuljahresbeginn

   In Berlin beschließt die Schulkonferenz auf Vorschlag der Gesamtkonferenz Grundsätze für Schülerfahrten, zum Beispiel zu Mindestteilnehmerzahl, Anzahl, Dauer, Unterbringung und Beförderung (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 1). In Brandenburg beschließt sie vor Schuljahresbeginn ein Schulfahrtenprogramm (VV-Schulfahrten Nr. 1 Abs. 5). Prüfe zuerst, ob deine Fahrt hineinpasst.

2. Ziel finden und Angebote einholen

   In Berlin fragst du grundsätzlich mindestens drei geeignete Unternehmen an (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 1). Beide Länder bevorzugen Schullandheime und Jugendherbergen (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 5, VV-Schulfahrten Nr. 3 Abs. 1). Die Planung stimmst du mit der Klasse und den Eltern ab. Für ein erstes Meinungsbild der Klasse zu Zielen oder Programmideen eignet sich die kostenlose Live-Abstimmung – die geheime Abstimmung der Eltern ersetzt sie nicht.

3. Elternabend und geheime Abstimmung

   Berlin: Elternversammlung über die geplante Fahrt, ihre Gestaltung und die voraussichtlichen Kosten, danach geheime Abstimmung über die Fahrt (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 2). Brandenburg: Kosten vor jedem Vertragsabschluss mit den Eltern erörtern und Gelegenheit zur geheimen Abstimmung über Ziel, Dauer und Kosten geben (VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 1).

4. Schriftliche Zustimmungen einsammeln

   Zustimmung zur Teilnahme und zu den Kosten, einschließlich der Kosten einer vorzeitigen Heimfahrt, dazu die Erlaubnis für besondere Aktivitäten wie Baden, Rad- oder Bootstouren (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 2 und 3, VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 3, Nr. 7 Abs. 3). In Berlin sammelst du sie ein, wenn die Mehrheit für die Fahrt gestimmt hat; in Brandenburg vor dem Abschluss der Verträge.

5. Antrag stellen, Genehmigung abwarten

   In beiden Ländern beantragst du die Fahrt bei der Schulleitung. Wie das jeweils läuft, steht unten bei Berlin und Brandenburg.

6. Buchen und Geld verwalten

   Berlin: Vor der Genehmigung darfst du keine finanziellen Verpflichtungen eingehen (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 1). Alle Beiträge gehen auf ein eigenes Schülerfahrtskonto (Nr. 3.3 Abs. 6). Brandenburg: Die Verträge schließt die Schulleitung im Namen des Schulträgers, für das Geld soll es ein gesondertes Konto oder Unterkonto geben (VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 2 und 4).

7. Vorbereiten – Fristen vor der Abfahrt
   • Spätestens zwei Monate vorher (Berlin, nur bei Auslandsfahrten): Fahren Schüler:innen ohne eigenen Reisepass mit, die eine Duldung, Aufenthaltsgestattung oder einen Aufenthaltstitel haben, fragst du beim Landesamt für Einwanderung nach, welche Unterlagen nötig sind (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 6).
   • Vier Wochen vorher (Berlin, nur mit Zuschuss der Senatsverwaltung, etwa für eine Gedenkstättenfahrt): Zuschuss mit allen Unterlagen beantragen (AV Veranstaltungen Nr. 3.6.4 Abs. 2).
   • Bei der Anmeldung: In Berlin lässt du dir den Krankenversicherungsschutz nachweisen (Nr. 3.2 Abs. 4). In Brandenburg teilen die Eltern vorher wichtige gesundheitliche Einschränkungen mit (VV-Schulfahrten Nr. 7 Abs. 4).
   • Die Fahrt im Unterricht vorbereiten (AV Veranstaltungen Nr. 3.1 Abs. 1, VV-Schulfahrten Nr. 1 Abs. 2). Für Gruppen bei Programmpunkten hilft das Werkzeug Gruppen einteilen.
8. Nach der Fahrt: abrechnen und nachbereiten
   • Binnen vier Wochen (Berlin, nur mit Zuschuss): Verwendungsnachweis vorlegen (AV Veranstaltungen Nr. 3.6.4 Abs. 2).
   • Binnen sechs Unterrichtswochen (Berlin): Abrechnung über alle Einnahmen und Ausgaben (Anlage 9) der Schulleitung vorlegen, Überschüsse zurückzahlen (Nr. 3.4 Abs. 1).
   • Binnen sechs Monaten (Berlin): Erstattung deiner Dienstreisekosten über die Schulleitung beantragen – danach erlischt der Anspruch (Nr. 4.1 Abs. 3).
   • Sechs Jahre (Berlin): alle Unterlagen der Fahrt in der Schule aufbewahren (Nr. 3.4 Abs. 2).
   • Brandenburg: alle Einnahmen und Ausgaben nachweisen (VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 4); für die Reisekosten der Lehrkräfte erhält die Schule ein Budget für Schulfahrten (Nr. 1 Abs. 6).

Schülerfahrtenantrag in Berlin: Antrag und Genehmigung

In Berlin heißen mehrtägige Fahrten Schülerfahrten. Sie müssen ausschließlich Bildungs- und Erziehungszwecken dienen, aus dem Schulprogramm erwachsen und werden im Unterricht vor- und nachbereitet (AV Veranstaltungen Nr. 3.1 Abs. 1). Eintägige Veranstaltungen wie Exkursionen und Wandertage regelt Nr. 2; über eine Exkursion entscheidet die Schulleitung auf deinen Antrag (Nr. 2.3 Abs. 2).

• Gültigkeit: Die AV Veranstaltungen vom 17. Januar 2023 wurden mit Verwaltungsvorschriften vom 29. Juni 2026 bis zum 31. Januar 2029 verlängert, mit neuen Kostenobergrenzen (Verlängerung der AV Veranstaltungen, Amtsblatt für Berlin Nr. 43 vom 9. Oktober 2026, S. 3028).
• Antrag: Du stellst ihn mit dem Formular „Antrag und Genehmigung“ aus Anlage 1 der AV Veranstaltungen (Nr. 3.3 Abs. 2). Die Vordrucke – darunter der „Schülerfahrtantrag mit Schülerliste“ und der Antrag auf Genehmigung der Dienstreise – liegen nach Angaben des Personalrats Schulen Pankow im internen Bereich des Berliner Schulportals; dafür brauchst du deine dienstliche Kennung. Im Zweifel hilft das Sekretariat.
• Wer genehmigt: die Schulleitung, auf Grundlage der AV und der Grundsätze der Schulkonferenz, unter pädagogischen, ökologischen, finanziellen und unterrichtsorganisatorischen Gesichtspunkten. Leitet die Schulleiterin oder der Schulleiter die Fahrt selbst, entscheidet die Schulaufsicht (Nr. 3.3 Abs. 2).
• Keine Genehmigung gibt es, wenn der Schule nicht genug Geld für die Dienstreisekosten zur Verfügung steht (Nr. 3.3 Abs. 2) oder wenn das Auswärtige Amt für das Ziel eine Reisewarnung ausgesprochen hat. Eine Reisewarnung nach der Genehmigung lässt diese für die Zukunft entfallen (Nr. 3.3 Abs. 3).
• Anreise: Schülerfahrten sollen klimafreundlich sein. Flugreisen nur, wenn ein anderes Verkehrsmittel unverhältnismäßig teurer wäre oder die Reise unverhältnismäßig verlängern würde (mehr als ein Fünftel der Fahrtdauer für Hin- und Rückreise) und kein näheres Ziel in Frage kommt – mit schriftlicher Begründung. Innerhalb Deutschlands ist ein Flug grundsätzlich ausgeschlossen (Nr. 3.3 Abs. 1 und 2).
• Mit der Genehmigung bekommst du die Vollmacht, die nötigen Verträge schriftlich im Namen der Schule für das Land Berlin zu schließen, und zugleich die Dienstreisegenehmigung (Nr. 3.3 Abs. 4). Deine Reisekosten werden erstattet, wenn die Fahrt genehmigt ist (Nr. 4.1 Abs. 1).
• Dauer: Eine Schülerfahrt soll zwei Wochen nicht überschreiten, ein Schüleraustausch dauert höchstens vier Wochen (Nr. 3.1 Abs. 3 und 3.6.1 Abs. 3).
• Wer nicht mitfährt, nimmt am Unterricht einer anderen Klasse oder Lerngruppe teil (Nr. 3.1 Abs. 2).

Klassenfahrt in Brandenburg: was die VV-Schulfahrten verlangen

Brandenburg fasst alle Fahrten als Schulfahrten zusammen: Wandertage und Exkursionen, Klassen-, Kurs- und Jahrgangsstufenfahrten, Fahrten zu Wettbewerben sowie Schülerbegegnungen und Schüleraustausch. Unterrichtsgänge zählen nicht dazu (VV-Schulfahrten Nr. 1 Abs. 1). Die VV-Schulfahrten vom 13. Januar 2014 gelten seit dem 1. August 2014; das Landesportal führt sie als aktuelle Fassung.

• Antrag: Schulfahrten sind bei der Schulleitung zu beantragen. Sie kann eine Fahrt untersagen, wenn die Voraussetzungen fehlen oder der geordnete Unterricht nicht mehr gewährleistet ist (Nr. 9 Abs. 1). Ein Formular schreibt die VV nicht vor – nutze das Verfahren deiner Schule.
• Umfang: Wandertage, Exkursionen und Klassen-, Kurs- oder Jahrgangsstufenfahrten dürfen je Schüler:in zusammen grundsätzlich höchstens zehn Unterrichtstage im Schuljahr umfassen; Ausnahmen lässt die Schulleitung zu (Nr. 1 Abs. 4).
• Termin: grundsätzlich an Unterrichtstagen. In den Ferien nur in begründeten Fällen und wenn Fahrtleitung, Begleitpersonen und Schüler:innen bzw. ihre Eltern zustimmen (Nr. 1 Abs. 3).
• Ziele: In der Primarstufe Brandenburg, die benachbarten Bundesländer und Polen. In den Sekundarstufen I und II sollen die Fahrten innerhalb Deutschlands stattfinden, das europäische Ausland ist zulässig; weitere Ausnahmen lässt die Schulleitung zu (Nr. 3 Abs. 2 und 3).
• Verträge: Die Schulleitung schließt sie im Namen des Schulträgers und kann dich mit den Verhandlungen beauftragen. Vorher brauchst du die schriftliche Zustimmung der Eltern zu Teilnahme und Kosten (Nr. 6 Abs. 2 und 3).
• Teilnahme: Die Fahrt findet nur statt, wenn die Teilnehmerzahl das pädagogische Konzept zulässt. Wer nicht mitfährt, besucht in der Regel den Unterricht (Nr. 7 Abs. 1).
• Treffpunkt: im Schulort; ein anderer Treffpunkt nur mit Zustimmung aller Betroffenen, bei Minderjährigen der Eltern (Nr. 7 Abs. 5).

Kosten, Kostenobergrenzen und Elternbrief

Kostenobergrenzen in Berlin

Höchstbetrag pro Person (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 5, Fassung vom 29.06.2026)

Teurere Fahrten sind in der Regel nicht genehmigungsfähig. In besonderen Einzelfällen kann die Schulaufsicht auf Antrag der Schulleitung eine Ausnahme zulassen, wenn das pädagogische Ziel nur so erreichbar ist (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 5, Beträge nach der Verlängerung vom 29.06.2026). Nach dem Rundschreiben der Senatsverwaltung vom 9. Oktober 2023 begrenzen die Obergrenzen nur, was Eltern bzw. volljährige Schüler:innen selbst zahlen; Spenden von Fördervereinen und Zuschüsse aus der Ganztagsförderung für Ferienfahrten werden nicht angerechnet.

Die Kosten der Fahrtenleitung und der Begleitpersonen dürfen nicht auf die Eltern umgelegt werden (Nr. 3.3 Abs. 5). Freiplätze nutzen zuerst die Lehrkräfte, sie dürfen die Fahrt für die anderen aber nicht verteuern (Nr. 4.2 Abs. 1).

Brandenburg: zumutbar statt fester Grenze

Eine feste Obergrenze gibt es nicht. Art und Umfang der Fahrt müssen sich an der finanziellen Zumutbarkeit für die Eltern orientieren (VV-Schulfahrten Nr. 1 Abs. 4). Ziel und Dauer wählst du so, dass niemand wegen der Kosten ausgeschlossen wird und Schüler:innen mit Behinderungen teilnehmen können (Nr. 6 Abs. 1).

Bildung und Teilhabe

Für leistungsberechtigte Familien werden die tatsächlichen Kosten mehrtägiger Klassenfahrten im Rahmen der schulrechtlichen Bestimmungen übernommen (§ 28 Abs. 2 SGB II). In Berlin weist du ausdrücklich darauf hin (AV Veranstaltungen Nr. 3.3 Abs. 5); die Formulare für die Eltern stehen auf der Seite Schulfahrten und Schulaustausch der Senatsverwaltung.

Was in den Elternbrief gehört

• Ziel, Zeitraum, Programm und voraussichtliche Kosten (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 2, VV-Schulfahrten Nr. 6 Abs. 1)
• Rückmeldeabschnitt: Zustimmung zu Teilnahme und Kosten, einschließlich einer vorzeitigen Heimfahrt, und zu besonderen Aktivitäten
• Zahlungsweg: in Berlin Überweisung auf das Schülerfahrtskonto, keine Barzahlung (Nr. 3.3 Abs. 6)
• Krankenversicherung, bei Auslandsfahrten Auslandskrankenversicherung; Bitte um wichtige gesundheitliche Hinweise
• Berlin: Rat zu einer Reiserücktrittsversicherung (Nr. 3.2 Abs. 2) und Hinweis auf Bildung und Teilhabe
• Einwilligung für Fotos und Videos – die Veröffentlichung braucht eine eigene Einwilligung (Nr. 1.2)
• Treffpunkt und Zeiten (Brandenburg: Treffpunkt im Schulort, Nr. 7 Abs. 5)

Abschlussfahrt in Berlin und Brandenburg

Eine eigene Fahrtart „Abschlussfahrt“ kennen weder die AV Veranstaltungen noch die VV-Schulfahrten. Eine Fahrt am Ende der 10. Klasse oder vor dem Abitur muss deshalb alle Voraussetzungen einer normalen Schüler- bzw. Schulfahrt erfüllen.

• Berlin: Die Fahrt muss ausschließlich Bildungs- und Erziehungszwecken dienen und aus dem Schulprogramm erwachsen (AV Veranstaltungen Nr. 3.1 Abs. 1). Es gilt die Kostenobergrenze des Jahrgangs, in der 10. Klasse also 550 € (Ski- oder Sprachreise 750 €), ab Jahrgangsstufe 11 dann 850 €. Ein undatiertes Informationsblatt der Senatsverwaltung zu Schülerfahrten, das auf berlin.de verlinkt ist, rät von sogenannten Abschlussfahrten ab, die keinen Bezug zu Schule und Unterricht haben. Schreib den pädagogischen Zweck deshalb klar in den Antrag.
• Brandenburg: Im letzten Schuljahr der Sekundarstufe II, des Zweiten Bildungswegs oder der Fachschule ist für Schüler:innen, die mit einer Prüfung abschließen, im zweiten Schulhalbjahr keine mehrtägige Schulfahrt zulässig (VV-Schulfahrten Nr. 7 Abs. 2). Eine Abschlussfahrt dieser Jahrgänge gehört also ins erste Halbjahr. Für die Sekundarstufe I enthält die Vorschrift diese Sperre nicht.
• Fahrt nach Berlin: Die AV Veranstaltungen gelten für die öffentlichen Berliner Schulen (Nr. 1.1 Abs. 1). Kommst du mit einer Klasse aus einem anderen Bundesland nach Berlin, richtest du dich nach den Vorschriften deines Landes.

Begleitung, Aufsicht und Versicherung

Wer mitfährt

• Berlin: Eine Lehrkraft leitet die Fahrt, die Leitung ist nicht übertragbar; mindestens eine weitere geeignete Person begleitet sie (AV Veranstaltungen Nr. 3.5 Abs. 1). Personen, die nicht an der Schule beschäftigt sind, sollen nur ausnahmsweise mitfahren. Sie müssen grundsätzlich mindestens 21 Jahre alt sein, ein erweitertes Führungszeugnis ohne Eintrag vorlegen und eine Erste-Hilfe-Ausbildung haben, die höchstens zwei Jahre zurückliegt; den Auftrag erteilt die Schulleitung schriftlich (Nr. 3.5 Abs. 3 und 3.6.5 Abs. 2). Ergänzend gilt die AV Aufsicht (Nr. 1.1 Abs. 2).
• Brandenburg: Die Teilnahme an Schulfahrten gehört zu den dienstlichen Aufgaben der Lehrkräfte; die Leitung soll die Klassenlehrkraft oder die Lehrkraft übernehmen, die die Gruppe regelmäßig betreut (VV-Schulfahrten Nr. 8 Abs. 1). Bei Klassen-, Kurs- und Jahrgangsstufenfahrten sollen in der Regel eine weibliche und eine männliche Person begleiten. Auch Eltern, volljährige Schüler:innen oder Lehramtskandidat:innen können beauftragt werden; die Schulleitung belehrt sie vorher (Nr. 8 Abs. 2). Alle Begleitpersonen sollen Erste Hilfe leisten können, im Ausland soll mindestens eine die Sprache des Gastlandes oder eine Verständigungssprache beherrschen (Nr. 8 Abs. 3).

Unfallversicherung

Nach dem Elternflyer der Unfallkasse Berlin (Ausgabe Juni 2026) sind Schüler:innen auf Klassenfahrten in aller Regel gesetzlich unfallversichert – vorausgesetzt, die Fahrt ist eine schulische Veranstaltung, die die Schule plant, organisiert, durchführt und beaufsichtigt. Versichert ist alles, was direkt mit der Fahrt zusammenhängt, auch die Anreise und das gemeinsame, beaufsichtigte Freizeitprogramm. Persönliche Tätigkeiten wie Essen, Trinken, Körperpflege oder die Nachtruhe sind grundsätzlich nicht versichert; dafür ist die Krankenkasse zuständig. Im Ausland gilt der Schutz weiter, die Europäische Krankenversicherungskarte gehört ins Gepäck. In Brandenburg ist die Unfallkasse Brandenburg zuständig für Kinder in Kitas und Schulen – dort bekommst du Auskunft im Einzelfall.

Kranken- und Reiserücktrittsversicherung

• Berlin: Den Krankenversicherungsschutz weisen die Eltern bei der Anmeldung nach. Für Auslandsfahrten ist in der Regel eine Auslandskrankenversicherung nötig, die Notfallrettung und Rücktransport einschließt (AV Veranstaltungen Nr. 3.2 Abs. 4). Eine Reiserücktrittsversicherung rätst du den Eltern an (Nr. 3.2 Abs. 2); Reiseverträge für Auslandsfahrten werden mit einer Reiserücktrittskostenversicherung für jede teilnehmende Person geschlossen (Nr. 3.3 Abs. 4).
• Brandenburg: Bei Fahrten ins Ausland ist für alle Teilnehmenden eine Auslandskrankenversicherung nachzuweisen (VV-Schulfahrten Nr. 7 Abs. 4).

Klassenfahrt mit der Kopernikus Lernapp planen

In der Kopernikus Lernapp legst du unter Organisation → Unternehmungen eine Klassenfahrt als Vorhaben an; als Klassenleitung findest du die Vorhaben auch im Bereich Klassenleitung. Am selben Ort hast du:

• eine Standard-Checkliste für Klassenfahrten zum Abhaken und Ergänzen,
• die Teilnehmerliste je Kind mit Teilnahme, Einverständnis, Zahlungsstand und Notiz – auch als Ausdruck mit Notfallkontakten,
• einen Kostenplan, der alle Posten auf den Betrag pro Kind herunterrechnet, und bei Berlinpass den Haken „BuT erstattet“,
• Elternbriefe zum Vorhaben mit Überblick über die Rückläufe,
• mit KI: Vorschläge für Ziele und Unterkünfte mit Quellen recherchieren und eingegangene Angebote vergleichen,
• den Klassenfahrt-Antrag mit drei Vergleichsangeboten, aus dem Vorhaben vorausgefüllt – die Schulleitung genehmigt ihn in der App,
• für Berlin Druckansichten im Layout der Senatsformulare: Schülerfahrtenantrag mit Schülerliste (Anlage 1), Antrag auf die Dienstreise (Anlage 3), Abrechnung (Anlage 9) und Erstattungsantrag für die Reisekosten (Anlage 10).

Mehr dazu auf der Seite Klassenleitung.

Häufige Fragen